Фото: https://www.culture.ru/
В последнее время вошло в моду проведение литературных вечеров. В них участвуют, как правило, поэты (иногда прозаики и публицисты) и музыканты всех мастей. Но порой такое мероприятие проходит удачно и доставляет всем участникам и гостям огромное удовольствие, а порой все настолько скомканно и сумбурно, что даже стыдно за организаторов… И если вы сами устраиваете такие вечера, то эти рекомендации для вас.
Не пускайте все на самотек!
Со стороны кажется, что литературное мероприятие провести легче легкого. Разместили информацию, позвали людей – а дальше все само собой как-нибудь образуется! Увы, если не контролировать ситуацию, непременно возникнут ляпы и проблемы. Не явятся ключевые участники или зал будет пустым. Чтобы избежать неприятностей, с самого начала возьмите все под контроль.
Составьте список участников
Что бы это ни было – презентация чьей-то книги или выступление нескольких участников на тему «Природа и погода», вам необходимо заранее определить круг выступающих. Для этого нужно лично связаться с теми, кого вы хотите видеть на мероприятии, и спросить, готовы ли они поучаствовать. Лучше это сделать где-то за месяц, самое позднее – за две недели. И даже если человек твердо пообещал быть, перед размещением объявлений о вечере надо будет непременно попросить у него подтверждения. Мало ли – может, кто-то заболел, у кого-то «обстоятельства», или потенциальный участник просто забыл о своем обещании.
Желательно также заранее выяснить репертуар, чтобы люди не читали одни и те же стихи и не пели одни и те же песни (когда речь идет об исполнении чужих произведений). А бывает, что стихотворение или песня просто не вписываются в контекст: не соответствует заявленной теме и проч.
Найдите себе помощников
Это может быть кто-то из ваших друзей, близких или просто знакомых – надежный человек, который возьмет на себя часть работы по подготовке мероприятия, скажем, поможет с оповещением людей, доставкой нужного реквизита (если требуется), договорится обо всем с учреждением, где проводится вечер (библиотекой, домом культуры, клубом и т.д.). Но самое главное – он должен быть готов провести мероприятие вместо вас, если вдруг случится какой-нибудь форс-мажор.
Для музыкальных выступлений нередко требуются рояль, пульт, микрофоны, колонки и прочая аппаратура. Не факт, что учреждение вам все это предоставит. И тогда придется решать вопрос как-то иначе, даже привозить нужное с собой.
Составьте афишу
Если вы просто напишете в соцсетях и группах: «Такого-то числа во столько-то состоится то-то…», на ваши объявления могут попросту не обратить внимания. Лучше всего сделать красочную афишу (для этого есть специальные программы) и разместить ее везде где только можно. Попросите знакомых о перепостах.
Но не все читают афиши. Попробуйте выслать личные приглашения тем, кого, по вашему мнению, может заинтересовать тема будущего мероприятия. Так вы увеличите вероятность того, что народ более-менее соберется.
Составьте сценарий мероприятия
Определите, кто за кем выступает. Но будьте готовы к тому, что сценарий может нарушиться и вам придется его корректировать. Кто-то опоздает или вообще не придет. Тогда придется менять порядок выступлений.
Не забудьте сразу огласить регламент времени. Обычно на выступления дается по 5-10 мин. Если участников мало, можно дать и по 15-20 мин. Но обычно, если кто-то выступает больше четверти часа подряд, зрители перестают слушать, их внимание рассеивается. Поэтому лучше «разбить» выступления: скажем, пять участников выступают по кругу по 10 мин., потом идут по второму кругу.
Желательно чередовать литературные номера с музыкальными, а также участников мужского и женского пола, так вы соблюдете баланс.
Если кто-то хочет выступить вне сценария, запланируйте так называемый «свободный микрофон». Но он должен быть строго в конце программы или во время неофициальной части (за фуршетом или за чаем).
Не стесняйтесь останавливать тех, кто не следит за регламентом и не хочет уходить со сцены, тем самым не позволяя выступить другим участникам.
Выберите ответственного за угощение
Фуршеты или чаепития не всегда являются частью литературных вечеров. Но если это предусмотрено, то вам или надо самостоятельно проследить за тем, чтобы все было вовремя расставлено, наложено, налито и т.п., или возложить это на помощника. Можно выбрать кого-то из постоянных участников (если вы проводите вечера регулярно), кто возьмется накрыть на стол, пока вы будете вести программу.
Если вечер посвящен одному герою (презентация, день рождения), то обычно угощение и закуску обеспечивает виновник торжества. В остальных случаях чаще всего стол собирают в складчину. Но рассчитывать на то, что все что-то принесут к столу, не стоит. Коль вы были инициатором проведения вечера и взяли на себя обязанности ведущей, то будьте добры купить хотя бы пару пачек печенья и бутылку вина.
Контролируйте ситуацию на каждом этапе
Даже если у вас очень надежные помощники, вам все равно необходимо убедиться, что все идет как надо – люди приглашены, вещи доставлены, стол готов…
Как показывает практика, чтобы любой проект состоялся, надо продумывать все буквально до мелочей. А с творческими людьми бывает довольно сложно. Если вы еще не имеете опыта проведения литературных мероприятий, то наверняка будете на первых порах делать ошибки. Однако со временем вы научитесь учитывать свои промахи и завоюете репутацию хорошего организатора.
